Управление переводческими проектами

Ковригина Е.

Любая переводческая компания, состоит ли она из одного человека или имеет большой штат постоянных сотрудников, нуждается в четкой и ясной методике управления, позволяющей определить точный ход работ для каждого этапа проекта – от момента получения исходного документа до момента отправки переведенного файла клиенту. Чем больше компания, тем более детальным должно быть описание каждого этапа, чтобы убедиться, что все члены команды одинаково и в полном объёме понимают масштаб и цели работы. В отличие от фрилансера, переводческая компания действует в двух направлениях: она получает документы от клиентов и распределяет их среди фрилансеров-субподрядчиков, при этом менеджмент проекта и контроль качества осуществляются внутри компании. Фрилансер, даже если он достаточно успешен и имеет огромную клиентскую базу, обычно не берет работы больше, чем может сделать сам, а значит, не имеет необходимости в регулярном субподряде.

Из-за колебаний на рынке переводов нет смысла нанимать штатных переводчиков на полный рабочий день, поскольку ни у одной компании нет постоянного объема переводов для обеспечения содержания персонала, занятого в период, когда у компании было много заказов. Периоды низкой нагрузки расслабляют персонал: переводчики начинают привыкать, что им платят только за пребывание в офисе. Фрилансеры-субподрядчики обеспечивают гибкость работы переводческой компании в периоды снижения нагрузки, и позволяют наращивать производственную мощность практически до бесконечности при работе с большими проектами. Более того, небольшое количество или полное отсутствие штатных переводчиков позволяет компании снизить офисные расходы (нет необходимости в дополнительных помещениях, рабочих станциях и т.п.) и, соответственно, стоимость перевода.

Переводческая компания нуждается в четкой процедуре управления проектами: требуется тщательный контроль поступающих заказов, наблюдение за ходом работ, выполняемых штатными переводчиками или субподрядчиками, управление хранением исходных документов, переведенных файлов и баз данных компании, устранение технических ошибок, поддержка результативной работы переводчиков и их обучение. Если все эти задачи будут решены и тщательно проконтролированы, качество перевода повысится, а его стоимость, соответственно, уменьшится.

Контроль хода работ

Контроль хода работ одинаково важен как для фрилансера, так и для переводческой компании, когда они получают работу более чем от одного клиента, и, особенно, если им нужен субподряд. Например, когда компания получает от пяти разных клиентов по 300 страниц в неделю, и распределяет их среди 15 переводчиков-субподрядчиков, контроль хода работ становится жизненно важным. Каждая работа должна быть внесена в сводную ведомость управления проектами. Если компания не станет делать это регулярно, ей придётся столкнуться с серьезными проблемами в конце месяца, когда потребуется выставить счет клиентам и заплатить переводчикам. При выставлении счета клиентам, отслеживании состояния работы и оплате работы переводчиков, необходимо использовать сводную ведомость управления проектами как основу.

После получения работы, в систему управления проектами необходимо внести следующие сведения: название проекта или имя клиента, имя файла, дату получения, количество слов или страниц (если это необходимо), приблизительное количество переводческих/редакторских человеко-часов, и срок сдачи проекта. Упорядоченное внесение этих данных поможет правильно распланировать ход работ.

На более позднем этапе, когда работа проанализирована и распределена между переводчиками, в систему управления проектами необходимо внести следующие дополнительные данные: имена переводчиков, количество слов или страниц, выданных каждому переводчику, приблизительное количество человеко-часов для каждого переводчика, и дату и время, когда переведенный материал должен быть передан в компанию.

Когда компания получает переведенный материал, информация о работе, выполненной переводчиком, должна быть внесена в сводную ведомость для дальнейшего осуществления оплаты.

Хранение документов

Хранение документов – это одна из важнейших задач переводческой компании. Хранилище документов должно быть безопасным, чтобы защитить документы от случайного стирания или повреждения, но одновременно доступным для всего штата компании. Оно также должно быть структурировано и логически организовано, чтобы каждый сотрудник мог быстро найти нужный документ в любой момент вне зависимости от того, кто и когда его переводил.

Такой тип хранилища должен размещаться на одной из рабочих станций компании или на отдельном файловом сервере. Рабочая станция является наиболее дешевым, но наименее эффективным решением: её иногда отключают для перезагрузки, она может быть занята или отказать из-за проблем с программным обеспечением. Это затрудняет доступ к файлам тем, чьи компьютеры продолжают работать с файлохранилищем во время отказа рабочей станции. Кроме того, вирус, полученный через сообщение электронной почты, может разрушить операционную систему рабочей станции вместе с файлохранилищем.

Организация файлового сервера для хранения файлов является более дорогим, однако и более безопасным, а значит гораздо более надежным решением. Файловый сервер – это обычный настольный компьютер с очень простым программным обеспечением, используемым специально для хранения файлов. Такой компьютер менее подвержен ошибкам ПО и аппаратным сбоям, по сравнению с рабочей станцией, практически никогда не отключается и предоставляет постоянный доступ к файловой системе для персонала компании.

Хранение баз данных

База данных переводческой компании включает бухгалтерские документы, файлы управления проектами, данные о переводчиках, лексический словарь компании, файлы памяти переводов и клиентские глоссарии. Всё это хранится в специальных папках в файлохранилище.

Внутренний словарь компании является наиболее изменяющейся частью сохраняемой базы данных. Он постоянно изменяется, обновляется и используется. Для обеспечения постоянного доступа всех сотрудников и внесения новых записей, некоторые компании загружают свой лексический словарь на веб-сайт. Таким образом, весь персонал фирмы и переводчики-фрилансеры, нанятые компанией, могут пользоваться последней версией словаря. Только уполномоченные сотрудники компании могут добавлять новые записи или редактировать существующие. Кроме того, компании открывают публичный доступ к своему онлайновому словарю, чтобы любой человек, вне зависимости от того, нанят он этой компанией или нет, мог иметь свободный доступ к базе терминов, созданной персоналом за годы существования компании. Глоссарии клиентов также могут добавляться в этот онлайновый словарь, однако их конфиденциальность сохраняется из соображений авторского права.

Технические ошибки

Без тщательно разработанной процедуры управления проектами переводческая компания не застрахована от технических ошибок. Некоторые из них могут не иметь серьезных последствий, но некоторые могут стоить доверия клиента. Возможные технические ошибки включают в себя отправку одной и той же работы разным переводчикам и отправку клиенту неправильной версии файла, либо не того документа.

Помимо внимательного и скрупулезного подхода к работе менеджера проектов, устранить такие ошибки поможет упорядоченное распределение как заданий, так и наименования документов, а также последовательность при хранении файлов.

Хорошей подходом будет создание в файлохранилище корневых папок для каждого клиента/клиентского проекта. В этом случае каждый раз, когда компания будет получать новую работу от клиента, будет необходимым создание подпапки для этой работы, в которой будут сохраняться файлы. В файлы, которые получены от клиента и сохранены в подпапке (исходные файлы), никогда не вносятся изменения. Одним из способов предохранить такие файлы от несанкционированных изменений является назначение для них режима “только чтение”. Затем создаются файлы-дубликаты, или целевые файлы, к именам которых прибавляется какой-либо суффикс, указывающий, что эти файлы находятся в работе и в них вносятся изменения переводчиком или редактором.

Еще одной хорошей идеей является разработка системы наименования файлов, отражающей состояние файлов, где имя файла или свойства указывают, находится ли файл просто в переводе, или переводится и редактируется, или уже откорректирован и готов для отправки клиенту.

Поддержка переводов и обучение переводчиков

У переводчиков-фрилансеров должна существовать серьезная мотивация к тесному сотрудничеству с редакторами и другим персоналом компании. Хотя поиск терминов обычно является задачей переводчика, персонал компании может ее упростить, воспользовавшись дополнительной информацией, полученной из других документов, связанных с тем же проектом. Кроме того, некоторые приемы работы в команде, недоступные для самостоятельных фрилансеров, могут эффективно использоваться внутри компании (например, “мозговой штурм”).

Однако общение между переводчиком и редактором, а также использование командных техник решения проблем внутри компании, должны четко регулироваться, чтобы избежать траты времени на излишние или бесполезные обсуждения и переписку.

На более поздних этапах работы, когда редактор проверяет и редактирует переводы, он должен делать заметки и оставлять комментарии, которые затем направляются переводчикам. Процедура управления переводческими проектами компании должна предполагать, что отзывы редактора отправляются переводчикам всегда, когда это возможно.

Постоянное сотрудничество и общение переводчиков и редакторов важно, поскольку, если оно происходит регулярно, переводчик начинает повышать качество работы, что в итоге значительно облегчит работу редактора. В долгосрочной перспективе это сокращает время, затрачиваемое на редактирование, и увеличивает потенциал как самого редактора, так и всей компании. Если редактирование переводов и обучение переводчиков не поддерживаются соответствующими процедурами компании, качество переводов никогда не вырастет или может даже снизиться.

Выводы

Как говорилось выше, тщательный контроль работы упрощает бухгалтерские операции и контроль за состоянием работ по проектам. Хорошо организованная система хранения файлов и данных упрощает доступ к ним при одновременном обеспечении безопасности. Тщательный контроль проектов исключает возможность возникновения технических ошибок. Надлежащая поддержка переводов и обучение переводчиков обеспечивают наилучшие результаты и высокую производительность. Всё это, объединенное в тщательно продуманную процедуру управления переводческими проектами, служит улучшению мобильности переводческой компании, обеспечению экономической эффективности, качества, производительности и, в конечном итоге, большей жизнеспособности.

Ковригина Екатерина. (Бюро переводов TR Publish)

ООО «Каза Миа» в лице Генерального директора С.Б. Курпаева благодарит за сотрудничество Бюро переводов «ТР ПАБЛИШ». ООО «Каза Миа» – крупнейшая в России сеть фирменных и мультибрендовых магазинов. В нашей сети представлена мебель ведущих европейских и отечественных производителей: Бренд «Шатура»…

Благодарим Вас за
оплату заказа!

Закрыть

Введите Ваш номер телефона

Закрыть

Спасибо! Наш менеджер свяжется с вами, как
только расчёт заказа будет произведён.

Закрыть
Не устраивает качество машинного перевода? Обратитесь к живым переводчикам!

Спасибо! Наш менеджер свяжется с вами, в ближайшее время.

Закрыть

Спасибо за Ваш вопрос!

Закрыть